第一条为规范学生档案管理，保证学生学籍履历清楚，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），制定本条例。
第二条学生个人档案建立：新生报到注册时，在各教学单位处填写学生学籍卡，同时放入录取通知书、高考考生信息表，完成建档。档案由各教学单位负责暂管。
第三条学生个人档案整理：学生毕业时，各教学单位及时收集并整理档案材料，材料包括毕业生登记表、成绩表、实习鉴定表、评优审批表、回执。二级点的档案材料由二级学院教务员管理，一级点的档案材料由一级点分管理教务员管理。
第四条学生个人档案发放：档案密封后，二级点的档案材料由二级学院教务员发放给学生个人；一级点的档案材料由继续教育学院教学办发放给一级点后，一级点发放给学生个人。学生个人档案应由学生本人进行保管。
第五条学生学籍档案移交：学生毕业后，其学籍档案包括毕业生名册、学籍表、成绩单，由各教学单位移交至继续教育学院，继续教育学院整理后，移交至学校档案室。
第六条学生毕业档案查阅：如因工作需要，有关部门和人员可以在学校档案室进行查阅毕业生档案，应如实填写《惠州学院学生档案查阅登记表》；如需复印毕业生档案，由本人携带身份证原件进行办理，委托他人须填《惠州学院档案利用委托书》。
第七条学生个人档案补办：学生个人档案如有遗失，由本人向继续教育学院提出申请，填写相关表格，到学校档案室复印相关材料（录取名册、学籍成绩表）后，方可进行补办。
第八条本细则从2017年12月1日起施行，解释权归继续教育学院。