一、继续教育学院的文书档案是在办学和教学活动中形成并经过鉴定作为历史记录，按一定规律保存起来以备查考的文件体系。它起着凭证、依据、咨询、史料等重要作用，因此，文书档案管理工作应该做到制度化、规范化和科学化。
二、继续教育学院文书档案实行校、院二级管理。重要档案按学校档案（室）规定的内容、要求和时间由综合办负责收集、有关科室要协助综合办将文件材料收集齐全，由综合办整理后上交校档案室归档；其余文书档案由各科室各自负责收集、整理工作，做到齐全、有序、查阅方便。
三、各科室负责本岗位工作过程中形成的文件材料的收集、管理和提供使用。
四、综合办文书档案收集和保管内容确定为：
1、教育部、广东省教育厅和学校下发的关于继续教育工作和其他相关文件。
2、各省、自治区和市（地区）寄来的关于继续教育的文件和信函。
3、本院向上级的请示、报告及其批复件。
4、本院制定的规章制度。
5、本院的发展规划、学年工作计划、报告、总结、经验介绍、调查资料、统计报表等。
6、院务会议记录以及重要的决定、简报和通知。
7、教学点协议书和意向书等重要材料。
8、重要活动资料（包括照片、录音、录像等）。
9、年度财务预算、决算报告。
10、各类补贴、奖酬金发放审批、登记表。
11、固定资产登记帐目，以及清查、报损等资料。
12、重要活动礼品登记帐目。
五、规格要求
1、遵守档案工作规定，注意文件材料的安全和保密工作。
2、对于因不慎遗失或损坏重要档案资料的当事人要追究责任。
3、文书档案一般按年度归档，收齐后按年度移交学校档案室。